Совещание: повестка и протокол
Повестка «текущие вопросы», двадцать минут на вспоминание прошлой встречи, а потом протокол-пересказ, по которому через неделю не понять, кто что должен.
Что разбирается в модуле
- Пункт повестки — вопрос, на который можно ответить выбором варианта или словом «да»; тема без формы ответа на встрече не закрывается
- Каждый пункт помечен: нужно решение или только информирование. Информирование рассылается заранее и встречи не требует
- У пункта назван поимённо тот, без кого его нельзя обсуждать: иначе приходит человек без полномочий
- Материалы разбираются до встречи не пересказом, а поиском противоречий и данных, которых для решения не хватает
- Протокол идёт по пунктам повестки: по каждому либо решение, либо пометка о переносе с причиной
- Поручение существует, если есть исполнитель, срок и признак готовности; неназванное помечается «не названо» и не додумывается
- После встречи каждому исполнителю уходит его часть с одним вопросом: подтверждает ли он срок и что может помешать
Задача из вашего дня
У меня есть еженедельная встреча на час, которая регулярно занимает полтора. Повестка до неё существует в виде строчки в приглашении: «текущие вопросы». Первые двадцать минут уходят на то, чтобы участники вспомнили, о чём договаривались в прошлый раз, ещё сколько-то — на пересказ вслух документа, который все получили заранее и никто не открыл.
Протокол потом пишет тот, кому не повезло. Получается пересказ разговора: кто что сказал, в каком порядке, с сохранением всех отступлений. Через неделю по такому протоколу нельзя понять, что нужно было сделать и кому.
Повестка — работа до встречи, с накопившимися хвостами. Протокол — работа после, с записью того, что прозвучало. Общее у них одно: обе легко превращаются в текст, который выглядит как документ и ничего не решает.
Замерьте на ближайшей встрече: сколько минут прошло от начала до первого произнесённого решения. Этот замер понадобится в домашней работе.
Метод: повестка собирается из хвостов
Повестка «текущие вопросы» появляется потому, что собрать её честно — работа. Нужно поднять прошлый протокол, пройти по переписке, вспомнить, что кто-то обещал вернуться с ответом. Это как раз разбор материала, и здесь ИИ полезен.
Что я даю на вход: прошлый протокол, переписку по направлению за период между встречами, список задач с датами. Что прошу на выходе — не список тем, а список вопросов. Тема «склад» может обсуждаться бесконечно; у вопроса «принимаем ли мы вариант с переносом приёмки на пятницу» есть форма ответа, и поэтому у него есть состояние «закрыт».
Второе правило: каждый пункт повестки помечен — нужно решение или нужно информирование. Всё, что только информирование, я из повестки выношу и рассылаю текстом заранее. Встреча остаётся для того, чего нельзя сделать в переписке: выбрать между вариантами при живых возражениях.
Третье: у пункта есть тот, без кого его нельзя обсуждать. Если такого человека на встрече не будет, пункт переносится заранее, до рассылки повестки.
Дальше — готовые промпты и разбор ошибок
В закрытой части: промпты для копирования под эту задачу, разбор типичной ошибки ИИ и задание для самопроверки.
Первый модуль открыт бесплатно — по нему видно подачу и метод. Остальные открываются вместе с доступом.